יצירת תרבות של אחריות אישית בארגון ממשלתי.
רקע
החברה לשירותי איכות הסביבה בע"מ ( ESC ) היא ארגון ממשלתי, המספק פתרונות ושירותים לטיפול בפסולת מסוכנת ושמירה על איכות הסביבה. לחברה כ 140- עובדים ברחבי מפעל הטיפול, מחלקת שיקום הקרקע, שירות הלקוחות, הכספים ועוד.
האתגר
ESC מתמודד, כארגון ממשלתי, עם אתגרים תרבותיים סביב אחריות אישית, פתיחות ולמידה מטעויות, שיתוף פעולה ולמידה קבוצתית.
המנכ"ל הנכנס שאף ליצור שינוי תרבותי בכלל החברה אשר:
- יניח בסיס לסביבת עבודה חיובית יותר עם פתיחות רבה יותר לתקשר ותתמוך בתחושת הבעלות האישית של העובדים על טעויות.
- ינחיל מתודולוגיה של תחקיר לאחר פעולה לשם שיפור מתמיד בתוך הארגון.
- יעודד סביבת למידה עם פתיחות רבה יותר לשינוי, התנסות בשיטות חדשניות ויוזמה לפתור בעיות באופן חדש וטוב יותר.
- ייצור תשתית לתיעוד, יצירת זיכרון ארגוני ושיתוף לקחים, ומעקב אחר הטמעת לקחים וניתוח תובנות מהלמידה.
- יעלה את רמת היעילות וישפר ביצועים בכל רמות החברה ואחריות אישית כלפי השיפור.
יישום
החברה השיקה את פתרון שמיים לביצוע תחקור לאחר פעולה. החברה הגדירה, יחד עם צוות שמיים, חלק מהפעולות לתחקור, את מדדי הבסיס ואבני הדרך לכל מחלקה.
שמיים סייעה באיפיון הטפסים המקוונים עבור התחקירים. הטפסים נגישים ומותאמים לכל מחלקה.
תחקיר יכול להיות אישי או משותף למספר עובדים, וניתן בלחיצת כפתור לייצר משימות מתוך מסקנות שנלמדו בתחקיר.
לכל מחלקה מונה מוביל לתהליך, והמחלקה החלה להיפגש כל שבועיים לעבור על תחקירים שנפתחו במהלך התקופה. שמיים סייעו למחלקות ליישם שגרה דו-שבועית לסקור את הלקחים והפעולות, ולקיים דיונים פתוחים לשיתוף ולמידה, מציאת פתרונות, ניתוח ומסקנות.
ההנהלה – המנכ"ל והסמנכ"לים – נפגשים גם הם פעם בחודש ומציגים תחקירים שהם עשו ותחקירים מתוך המחלקה.
בתחילת התהליך, התחייב כל עובד לתחקיר אחד לפחות כל שבועיים, אך בהמשך העובדים החלו לכתוב יותר תחקירים, וכן רכשיו ביטחון לכתוב תחקירים על אירועים שליליים, כולל טעויות אישיות.
הכלי של שמיים כולל דשבורד ) dashboard ( מותאם לחברה באמצעותו יכולה ההנהלה לנטר ולנתח את המידע והלקחים מהפעולות במחלקות, הישגים ומגמות.
תוצאה
חברת ESC השיגה תוצאות טובות יותר ממה שההנהלה קיוותה להשיג, מבחינת שיפור ביצועים, יישום תרבות של אחריות אישית, ושיפור הלמידה.
עובדי המחלקות הבינו שהתחקירים הדו-שבועיים נועדו לסייע להם, ולא להטיל אשמה, והחלו למנף אותם כדי לפתור בעיות. בנוסף לכך, במחלקות רבות הפתרון של שמיים הפך לכלי העבודה המועדף לניהול משימות בשל היכולת המובנית לעקוב אחר אירועים, לנתח אותם ולהציף בעיות וליצור משימות חדשות מלקחים שנלמדו.
במהלך תקופה של שנתיים:
- 581 משימות נוצרו במסגרת התחקירים וכל אותן משימות בוצעו.
- בשנת 2022 נכתבו 500 תחקירים ונוצרו 299 משימות.
- 80% מהעובדים משתמשים במערכת שמיים באופן שוטף.
- הנוכחות בפגישות עומדת על קרוב ל- 100% .
- שמיים הפכה הלכה למעשה לרשת החברתית של החברה.
שיפור היעילות
ירידה במספר התקלות במפעל: מנהלי העבודה החלו ליטול חלק בחקירת תקלות החוזרות על עצמן.
החקירות הציפו נקודות לשיפור שהפכו למסקנות מבוצעות, מה שהוביל להפחתת מספר התקלות.
שיפור הבטיחות: תחקירים העלו אירועים בטיחותיים. מסגרת התחקיר מאפשרת למצוא פתרונות העוזרים להפחית טעויות) לדוגמא, התקנת תאורה באזורים חשוכים, שיפור נגישות, והפניית עבודה לאזורים מקורים כאשר יורד גשם).
תרגום מסקנות לפתרונות מעשיים: לדוגמא, תחקור טעויות אנוש מובילה פעמים רבות להחלטה לבצע הדרכות, ולפיתוח פתרונות טכנולוגים להפחתת טעויות (לדוגמא, אוטומציה של חלק מתהליכי העבודה).
מה הלאה
ESC ממשיכה לעבוד עם שמיים גם ב- 2023 . בנוסף לכך החברה מתכוונת ליישם אנליטיקות מתקדמות של נתוני התחקירים כדי למפות סוגיות רחבות היקף בארגון, ולספק להן פתרונות.
